E-Vergabe – die Zukunft ist digital

Bund, Länder und Kommunen vergeben jährlich Aufträge in dreistelliger Milliardenhöhe. Von deren Ausschreibung über die Angebotsabgabe bis zum Zuschlag soll künftig alles komplett elektronisch abgewickelt werden. Mittelständlern bieten sich dadurch neue Chancen.

Öffentliche Aufträge nur noch online

Erschienen in Ausgabe 2016-1

in neues Dach für das Rathaus. Die Sanierung eines Teilstücks einer Bundesautobahn. Integrations- und Sprachkurse für Flüchtlinge. Die Palette der Sach- und Dienstleistungen, die von Bund, Ländern und Kommunen beauftragt werden, ist riesig. Mittelständlern bieten sich hier nahezu täglich neue Chancen, Aufträge zu akquirieren. Eine umfassende Reform des Vergaberechts soll die damit verbundenen Aufwände künftig spürbar reduzieren.

 

E-Vergabe: Kostenfreier Zugang zu allen Ausschreibungen

Zentrale Anliegen dabei sind u.a. mehr Transparenz und Rechtssicherheit, beschleunigte Verfahren, kostenfreier Zugang zu allen Ausschreibungen sowie der Abschied vom Papier. E-Vergabe lautet hier das Stichwort, unter dem eine vollumfängliche Digitalisierung der Auftragsvergabe verstanden wird. Den rechtlichen Rahmen dafür bildet das neue Gesetz zur Modernisierung des Vergaberechts (VergRModG), mit dem die Bundesregierung die Anforderungen von gleich drei EU-Richtlinien umsetzt.

 

Umsetzungsfristen europäischer Vorgaben definieren das Ende des Papierzeitalters

„Das Papierzeitalter ist bald endgültig vorbei“, sagt Henrik Klohs vom eBusiness-Lotsen Ostbrandenburg, einem Informationsangebot der Handwerkskammer Frankfurt (Oder). Wann genau es soweit ist, legen die EU-Richtlinien fest: Bis zum 18. April dieses Jahres müssen die europäischen Vorgaben in nationales Recht umgesetzt sein. Dann folgt ein Stufenplan. Auf der Ebene der zentralen Vergabestellen soll die Digitalisierung bis Anfang 2017, auf kommunaler Ebene bis Mitte 2018 abgeschlossen sein.

 

X-Vergabe soll für einheitliche technische Standards sorgen

Im Zuge dessen sollen in Deutschland auch die vielfältigen technischen Standards vereinheitlicht werden, mit denen sich die öffentliche Hand derzeit je nach Kommune, Bundesland oder Behörde an potenzielle Auftragnehmer wendet. „X-Vergabe“ lautet die Bezeichnung für dieses übergreifende Projekt, bei dem das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums die Federführung hat.

 

Ganz egal, ob E- oder auch X-Vergabe, für Henrik Klohs vom eBusiness-Lotsen ist entscheidend, dass sich Unternehmen rechtzeitig damit auseinandersetzen. „Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben“, sagt er. Weil Firmen, denen die notwendigen technischen Voraussetzungen oder entsprechend qualifizierte Mitarbeiter fehlen, künftig kaum mehr an öffentliche Aufträge kommen können. Alles Wissenswerte zum Thema hat Klohs in einer Broschüre kompakt und mit dem Fokus auf den Mittelstand zusammengefasst.

E

Interview

Annette Karstedt-Meierrieks,
Referatsleiterin Wirtschaftsverwaltungs-, Vergabe- und Datenschutzrecht beim Deutschen Industrie- und Handelskammer

„In der Praxis sind die kleinen
Unternehmen die wendigeren“

Annette Karstedt-Meierrieks,
Referatsleiterin Wirtschaftsverwaltungs-, Vergabe- und Datenschutzrecht beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag, Berlin.

  • Interview lesen

     

    Perspektiven: Was spricht für die E-Vergabe?

     

    Annette Karstedt-Meierrieks: Eine konsequente Digitalisierung des gesamten Beschaffungsprozesses sollte sowohl der öffentlichen Hand als auch den Unternehmen eine Menge neuer Chancen eröffnen. Menügeführte E-Vergabe-Lösungen vereinfachen die Arbeit aufseiten der Auftraggeber, weil sie den Ablauf strukturieren. Das ist insbesondere für kleinere Vergabestellen hilfreich, die nur hin und wieder Ausschreibungen organisieren. Für sie werden die Verfahren dadurch rechtssicherer werden. Das kommt dann auch den Unternehmen zugute. Für Firmen, die Aufträge akquirieren wollen, sind nicht nur die Möglichkeiten der digitalen Informationsbeschaffung attraktiv. Für sie ergibt sich auch mehr Flexibilität, weil Angebote – ohne den Postweg – später abgegeben und wenn nötig auch leichter angepasst werden können.

     

    Perspektiven: Sind große Unternehmen bei der Nutzung dieser Angebote nicht im Vorteil?

     

    Annette Karstedt-Meierrieks: Das ist eine populäre Meinung, die allerdings nicht stimmt. In der Praxis sind die kleinen und mittleren Unternehmen zumeist auch die wendigeren. Bei großen Unternehmen spielen Sicherheitsaspekte eine ganz andere Rolle. Oder die Frage, wie eng man sich an entsprechende Softwarelösungen andocken möchte. Zudem ist dort häufig mehr als eine Unterschrift nötig, wenn Angebote abgegeben werden – das elektronisch abzubilden, ist nicht immer einfach.

     

    Perspektiven: Wie werden Angebote überhaupt digital unterschrieben?

     

    Annette Karstedt-Meierrieks: Dafür haben sich verschiedene Verfahren etabliert. Zum einen die fortgeschrittene Signatur, also ein Softwarezertifikat, das der öffentliche Auftraggeber zur Verfügung stellt. Zum anderen gibt es die qualifizierte elektronische Signatur mit einer speziellen Karte und Lesegerät. Der öffentliche Auftraggeber legt fest, was er haben möchte. Theoretisch könnte er sich auch mit einer einfachen E-Mail begnügen. Wir finden es grundsätzlich gut, wenn keine weiteren Schranken aufgebaut werden.

     

    Perspektiven: Lassen sich die Vorteile der E-Vergabe auch in Zahlen ausdrücken?

     

    Annette Karstedt-Meierrieks: Das Bundeswirtschaftsministerium hat von ca. 1,2 Mrd. Euro an Einsparungen gesprochen. Davor stehen natürlich auch Investitionen. Auf lange Sicht wird aber ein hoher Einsparungseffekt realisiert werden können, selbst wenn die Summe an sich zu hoch angesetzt sein mag.

     

    Perspektiven: Wo liegen derzeit die Probleme bei der Umsetzung des Vorhabens?

     

    Annette Karstedt-Meierrieks: Da ist zum einen die große Zahl von geschätzt rund 30.000 Vergabestellen, für die ein einheitlicher Standard etabliert werden soll. Zum anderen gibt es regional sehr große Unterschiede beim Ausbau der digitalen Infrastruktur. Kommunen haben häufig noch das Problem, größere Datenmengen durch die Leitungen zu bekommen.

Das Prozedere soll einfacher, effizienter und rechtssicherer werden

Positive Effekte werden von der Vergaberechtsreform auch beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) erwartet. Dort beobachtet und kommentiert Annette Karstedt-Meierrieks als Referatsleiterin für Wirtschaftsverwaltungs-, Vergabe- und Datenschutzrecht die Entwicklungen seit vielen Jahren. Mit Blick auf die E-Vergabe sieht sie Chancen für beide Seiten: die öffentlichen Auftraggeber sowie die Unternehmen. „Das Prozedere wird durch die E-Vergabe einfacher, effizienter und auch rechtssicherer“, sagt sie (siehe dazu auch unser Interview). Eine wichtige Voraussetzung dafür sei allerdings, dass sich möglichst rasch einheitliche Standards etablieren. Keine leichte Aufgabe angesichts der etwa 30.000 unterschiedlichen Homepages, die von den diversen Beschaffungsstellen in Deutschland aktuell betrieben werden.

 

Vergabe-Marktplätze bündeln öffentliche Ausschreibungen

Die Zahl der Vergabestellen könnte künftig deutlich kleiner werden. Zunehmend entwickeln sich Vergabe-Marktplätze, auf denen gleich mehrere Kommunen oder andere öffentliche Institutionen ihre Ausschreibungen gemeinsam präsentieren. Neben den weitgehend kostenfreien öffentlichen Online-Plattformen haben sich zudem diverse privatwirtschaftliche Internetangebote auf das Zusammenführen von Auftraggeber und Auftragnehmer spezialisiert. Deren Dienste sind in der Regel kostenpflichtig. Dafür bieten sie Unternehmen umfangreiche Services, um die Recherche zu erleichtern, regional zu filtern oder Angebote automatisiert zu erhalten. Eine Auswahl aktueller Informationsquellen für Ausschreibungen finden Sie in der Linkliste.

  • Linkliste Vergabe-Plattfomen

    Hier haben wir eine Auswahl wichtiger Vergabe-Plattformen für Sie zusammengestellt. Über diese Internetseiten erhalten Sie Informationen zu Ausschreibungen auf europäischer sowie auf nationaler Ebene.

     

    Europäische Union

    „SIMAP“ ist die Informationsplattform rund um die Vergabe öffentlicher Aufträge in der Europäischen Union. In der Rubrik „Ted“ gibt es die aktuellen Ausschreibungen. Einfach Sprache festlegen, anmelden und recherchieren: Mehr dazu hier.

    „EUR-Lex“ bietet hier einen schnellen kostenlosen Zugang zu allen Rechtsvorschriften der Europäischen Union.

    Deutschland

    Hier gibt es Unterstützung: Die über ganz Deutschland verteilten „Auftragsberatungsstellen“der Industrie- und Handelskammern sowie der Handwerkskammern beraten Unternehmen beim Zugang zu öffentlichen Aufträgen. Mehr dazu hier.

    Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Inneren ist die zentrale Beschaffungseinrichtung des Bundes.

    Über die E-Vergabe-Plattform des Beschaffungsamtes des Bundesinnenministeriums können hier Vergabeverfahren vollständig elektronisch abgewickelt werden.

    Das Portal „bund.de – Verwaltung Online“ ist der zentrale Zugang zu den elektronischen Informationsangeboten und Leistungen der Verwaltung im Internet. Hier können auch Ausschreibungen eingesehen werden

    Weitere Service-Dienstleister (kostenpflichtig)

    Vergabe24“ ist eine gemeinsame Plattform der Staatsanzeiger und Ausschreibungsdienste von Bayern, Baden-Württemberg, Hessen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen, des Deutschen Ausschreibungsblattes und der bi medien GmbH.

    Auf Bauinformationen spezialisiert hat sich dieses Portal.

    Das „Deutsche Ausschreibungsblatt“, „Subreport“  oder der Deutsche Auftragsdienst informieren über aktuelle Ausschreibungen der öffentlichen Hand sowie auch über Vergaben anderer Auftraggeber.

  • Bildnachweise

    DIHK Berlin, Thinkstock (Zurijeta)

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