Drei Männer und zwei Frauen in Arbeitskleidung

Erschienen in Ausgabe 2018-01

Ideenmanagement

Innovationen, die von innen kommen

In den Köpfen der Mitarbeiter stecken oft die besten Innovationen. Mit einem strukturierten Ideenmanagement können Unternehmen dieses Know-how optimal nutzen. Wir erklären, was dafür wichtig ist.

arauf muss man erst mal kommen: Etwa 700 Arbeitsstunden spart das Medizintechnikunternehmen Ottobock, weltgrößter Hersteller von innovativen Arm- und Bein-prothesen, ab sofort jährlich durch eine relativ kleine Veränderung in seinen Produktionsprozessen. Der Anstoß dafür kam aus der Belegschaft. Das Problem: Um den harten Schaft einer Prothese optimal mit dem Körper zu verbinden, wird ein sogenannter Liner aus Kunststoff benötigt. Die Formen, in denen diese Liner hergestellt werden, müssen regelmäßig gereinigt werden. Die Oberfläche nutzte sich dabei bislang schnell ab, jede Form musste deshalb nach vier bis fünf Reinigungsvorgängen gegen eine neue ausgetauscht werden. Darüber hinaus erzeugte der Reinigungsprozess viel Staub. Ein findiger Werkzeugmechaniker des Postbank Firmenkunden aus Duderstadt kam auf die Idee, die Formen über Nacht in einer speziellen Flüssigkeit einzuweichen. Die Reinigung erfolgt dadurch nun deutlich materialschonender und mit weniger Personaleinsatz. Und auch der Mitarbeiter kann sich freuen: Für seine Idee erhielt er von seinem Arbeitgeber eine Prämie von 5.000 Euro.

 

Die Innovationskraft der Belegschaft zu nutzen, hat bei Ottobock System. Rund 350 Vorschläge haben die Mitarbeiter 2017 in die sogenannte Ideenbörse des Unternehmens eingebracht. Seit 2012 erzielte Ottobock bei knapp 700 umgesetzten Ideen einen Erstjahresnutzen von mehr als 1 Million Euro. Für sein herausragendes Ideenmanagement wurde das Unternehmen im September 2017 in Brüssel mit dem „European Innovation Impact Award“ im Bereich Gesundheitswesen ausgezeichnet (mehr dazu im Video unten).

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Der European Innovation Impact Summit

Vom Vorschlagswesen zum Ideenmanagement
„Ideenmanagement wird für die Unternehmen immer wichtiger, weil sie sich über die Ideen ihrer Mitarbeitenden ständig von innen heraus erneuern und so Jahr für Jahr ihren Unternehmenswert verbessern können“, sagt Christiane Kersting, Geschäftsführerin des Zentrums Ideenmanagement (ZI), einer Interessengemeinschaft zur Förderung und Verbreitung des Ideen- und Innovationsmanagements. Ein strukturiertes Ideenmanagement ist dabei nicht nur etwas für Konzerne. Schätzungen des ZI gehen davon aus, dass derzeit etwa 70 Prozent der mittelständischen Betriebe auf ein strukturiertes Ideenmanagement setzen, unter den kleinen Betrieben sind es etwa 20 Prozent.

 

Die Grundidee des Ideenmanagements ist, das kreative Potenzial aller Mitarbeiter zu nutzen. Denn Ideen zur Verbesserung von Produkten und Prozessen müssen nicht zwangsläufig aus dem Management oder anderen per Jobbeschreibung damit befassten Abteilungen kommen. Im Gegenteil: Wie das eingangs genannte Beispiel zeigt, entstehen gangbare Lösungsansätze oft genau da, wo ein konkretes Problem oder Defizit auftritt. Anfänglich wurde der Begriff oft synonym für das betriebliche Vorschlagswesen genutzt. In kleineren Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und einer offenen Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Belegschaft mag ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge oder ein entsprechender Briefkasten ausreichen. Von einem Ideenmanagement kann aber erst dann die Rede sein, wenn die Vorschläge der Mitarbeiter organisiert und strukturiert gesammelt werden, oft mithilfe ausgeklügelter Software im Inter- oder Intranet. Jede Idee wird dann von einer Abteilung, einem verantwortlichen Manager oder der Geschäftsführung auf ihre Umsetzbarkeit und den Kosten-Nutzen-Effekt geprüft – und gegebenenfalls realisiert. Das Konzept eines strukturierten Ideenmanagements stammt ursprünglich aus der japanischen Unternehmenskultur, wo es „Kaizen“ heißt – „Kai“ für Veränderung, „Zen“ für „zum Besseren“.

Beispiel für softwaregestütztes Ideenmanagement

Die vollständige Abbildung eines Ideenprozesses auf einer digitalen Plattform kann unter anderem die Möglichkeit bieten, Ideen für Verbesserungen oder die Entwicklung neuer Produkte und Services in einer Mitarbeiter-Community diskutieren zu lassen.

  • Erfolgsfaktoren für das Ideenmanagement

    • Ideenmanagement ist Chefsache. Ohne die aktive Unterstützung durch das Topmanagement oder die Unternehmensführung kann es nicht erfolgreich sein.
    • Das Ideenmanagement muss von Anfang klar strukturiert sein. Es sollte zweifelsfrei erkennbar sein, wie und bei wem man seine Ideen einreichen kann und welche Vorteile der einzelne Mitarbeiter daraus ziehen kann. Mittlerweile gibt es für die Strukturierung des Ideenmanagements eine Vielzahl von Softwarelösungen.
    • Mitarbeiter sollten keine Angst vor negativen Konsequenzen haben müssen, etwa weil sie einen Verbesserungsvorschlag nicht schon längst gemacht haben.
    • Dem Ideengeber soll zeitnah rückgemeldet werden, wie seine Idee ankommt und ob Aussicht auf Umsetzung besteht.
    • Im Umsetzungsfall sollte der Mitarbeiter eine Anerkennung erhalten. Das kann eine finanzielle Prämie, ein Sachwert, aber auch eine persönliche Anerkennung durch den Vorgesetzten sein.
    • Im Zentrum sollte beim Ideenmanagement immer ein Gedanke stehen, bringt es Christiane Kersting vom Zentrum Ideenmanagement auf den Punkt: „Den Mitarbeitenden das Gefühl zu vermitteln: Ich werde gefragt und ich bin wichtig für das Unternehmen. Das motiviert und fördert die Kreativität.“

Ideen, die sich auszahlen
Dass sich ein fest im Unternehmen verankertes Ideenmanagement auszahlt, zeigt nicht nur das Beispiel Ottobock. Nach einer Unternehmensbefragung der Beratungsfirma HLP in Kooperation mit der FOM Hochschule Stuttgart aus dem Jahr 2016 kommt für jeden Euro, der in das Ideenmanagement investiert wird, im Schnitt das Drei- bis Vierfache ins Unternehmen zurück – durch Einsparungen etwa in der Produktion, aber auch in den Bereichen Energieeffizienz, Umwelt- oder Arbeitsschutz. Einen neuen Rekord meldete hier zu Jahresbeginn die Audi AG: Der Autohersteller hat im „Audi Ideen-Programm“ 2017 rund 15.000 Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern aufgegriffen und umgesetzt. Damit wurden im vergangenen Jahr an den Audi-Standorten Ingolstadt und Neckarsulm rund 108,6 Millionen Euro gespart.

 

Oftmals sind es vermeintlich kleine, unspektakuläre Ideen aus dem eigenen Arbeitsbereich, die Prozesse verbessern, Verschwendung vermeiden oder die Arbeit erleichtern. Zwei Audi-Auszubildende zum Kfz-Mechatroniker zum Beispiel hatten die Idee, die Köpfe von Drehmomentschlüsseln grün und rot zu markieren. Das Farbsystem erleichtert das Montieren der Köpfe, verhindert einen falschen Einsatz des Werkzeugs und spart damit Arbeitszeit. Mitarbeitern aus der Motorenentwicklung fiel auf, dass die Belüftungsanlagen in ihrer Werkhalle Tag und Nacht liefen. Ihr Vorschlag: Die Drehzahl der Ventilatoren zu reduzieren, wenn keine Kollegen vor Ort sind. Inzwischen sind die Raumluftanlagen nur noch unter der Woche von 6 bis 22 Uhr in Betrieb. Dem Unternehmen spart das jährlich rund 100.000 Euro.

 

Das Audi-Beispiel zeigt, dass selbst Einsparmöglichkeiten, die eigentlich auf der Hand liegen, oft unerkannt oder auch unerwähnt bleiben. Ein gezieltes Ideenmanagement verbunden mit einem attraktiven Prämiensystem, das sich zum Beispiel an der Höhe der erzielten Einsparungen ausrichtet, kann hier Wunder wirken. Dabei muss es nicht immer um Geldzahlungen gehen, auch Gutscheine oder nicht finanzielle Auszeichnungen wie Urkunden oder Pokale sind möglich (siehe Kasten unten).

 

Bei der Umsetzung kreativer Innovationen aus dem Ideenmanagement unterstützt die Postbank ihre Geschäftskunden unter anderem mit dem Postbank Business Kredit und aktuell dem Sonderkreditprogramm „Digitalisierung im Mittelstand“. Für mehr Informationen melden Sie sich bei uns unter Tel. 0228 55 00 44 44 oder bei Ihrem Berater.

Ideenmanagement bei der Postbank

Die Postbank betreibt seit vielen Jahren ein konzernweites Ideenmanagement. Im April 2017 wurde dafür das Portal „Topidee“ gestartet. Dort können die Ideen eingepflegt, bewertet und jederzeit deren Status mitverfolgt werden.

 

„Wir unterscheiden dabei zwischen dem Kleinen Regelkreis und dem Großen Regelkreis“, erklärt Stefanie von Gersdorff-Greilach, Leiterin des Postbank Ideenmanagements. Im Kleinen Regelkreis geht es um Ideen, die zum Beispiel einen Prozess oder ein Produkt besser machen sollen, die aber keine quantifizierbaren Effekte einbringen, also keine vermuteten Umsatzsteigerungen oder Einsparpotenziale. Als Incentive werden hier für jede Idee Punkte vergeben, die in Lose für eine Tombola umgewandelt werden, bei der es jedes Quartal Einkaufsgutscheine im Wert von bis zu 200 Euro zu gewinnen gibt. Im Großen Regelkreis geht es um Ideen, die ein Einsparpotenzial haben, das vom Ideengeber bei der Einreichung kalkuliert werden muss. Wird die Idee umgesetzt, gibt es Prämien – je nach Aufgabennähe im Schnitt bis zu 10 Prozent des erzielten Effekts im ersten Jahr abzüglich der Implementierungskosten. Außerdem werden die besten Ideen einmal im Jahr auf einer speziellen Veranstaltung mit Pokalen und Urkunden ausgezeichnet.

2016 sind z.B. rund 1.550 Ideen im Kleinen Regelkreis eingegangen und etwa 350 im Großen. Daraus ergab sich eine errechnete Ersparnis in Höhe von rund 4 Millionen Euro.

Im Großen Regelkreis wurden nahezu 275.000 Euro Prämien ausgeschüttet, im Kleinen gab es Gutscheine im Wert von ca. 65.000 Euro.

  • Bildnachweise

    Aufmacher: iStockphoto (Catalin205, Ridofranz, Rostislav_Sedlacek, shapecharge (2)), Icons: Postbank, Montage: HMC

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