Erschienen in Ausgabe 2016-3

Digitale Transformation

So machen Sie Ihre Arbeitskräfte mobil

Laptop statt Desktop, Smartphone statt Schreibtisch – der Mobile-Trend bietet Unternehmen neue Chancen, aber auch Herausforderungen, etwa bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen und in puncto Sicherheit.

ir ist es egal, wo meine Leute arbeiten“, sagt Kasper Rorsted, „Hauptsache, die Leistung stimmt.“ Für den neuen Adidas-Chef, der zuvor langjähriger Vorstandsvorsitzender des Industriekonzerns Henkel war, ist klar: Die Präsenzkultur in deutschen Büros stirbt aus. „Die Digitalisierung wird das endgültig beenden“, so der Manager gegenüber der „Frankfurter Allgemeinen Sonntagszeitung“.

 

Hat der fest installierte Desktop-PC am Arbeitsplatz ausgedient? Ganz so weit ist es zwar noch nicht, doch spielen Laptop, Handy und Tablet in der Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Zumindest einen Teil der Arbeitszeit mobil zu arbeiten – und das nicht mehr unbedingt durchgehend „nine to five“ –, ist nicht mehr nur für Außendienstler oder Brummi-Fahrer eine Selbstverständlichkeit, sondern auch für klassische Schreibtischtäter. Einer aktuellen Studie der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin zufolge sitzen nur noch 46 Prozent der Beschäftigten ausschließlich an ihrem stationären Arbeitsplatz. Eine Entwicklung, die von vielen Arbeitgebern und Arbeitnehmern begrüßt wird. Etliche Unternehmen, wie zum Beispiel Audi, ermöglichen es ihren Mitarbeitern mittlerweile ganz geregelt mit einer entsprechenden Betriebsvereinbarung, ortsunabhängig und zeitlich flexibel zu arbeiten.

 

Mehr Produktivität und Effizienz

Effizientere Geschäftsprozesse, produktivere Mitarbeiter, schnellere Entscheidungen – die Erwartungen, die von Unternehmerseite an das mobile Arbeiten gestellt werden, sind hoch. Tatsächlich können dank Laptop, Tablet und Smartphone Mitarbeiter heute fast überall problemlos Zugriff auf Firmenmails und Unternehmensinformationen haben – einzig die Übertragungsbandbreite setzt hier zum Teil noch Grenzen. Für Unternehmen hat das viele Vorteile: Außendienstler etwa können von unterwegs selbstständig Daten vom Unternehmensserver herunterladen und sind dafür nicht mehr auf einen Innendienstler als Ansprechpartner angewiesen. Das ermöglicht es ihnen, Angebote direkt im Anschluss an ein Verkaufsgespräch zu erstellen. Wenn Mitarbeiter umschichtig im Homeoffice oder unterwegs arbeiten, müssen zudem weniger Arbeitsplätze bereitgestellt werden. Das spart gerade kleineren Unternehmen unter Umständen teure Büromieten. Nicht zuletzt lassen sich mit flexiblen Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodellen Fachkräfte gewinnen und halten. „Jüngere Bewerber fragen inzwischen immer öfter, wie lange sie vor Ort sein müssen und wie oft sie von anderen Orten aus arbeiten können“, berichtete kürzlich Dr. Markus Kerber, Hauptgeschäftsführer beim Bundesverband der Deutschen Industrie e.V., auf dem Postbank Forum „Mittelstand und Digitalisierung“ in Berlin.

 

Ohne Strategie geht es nicht

Die Schaffung mobiler Arbeitsplätze will allerdings gut durchdacht sein. Denn sie bringt nicht nur Vorteile, sondern stellt auch Anforderungen an IT-Hardware und -Sicherheit und nicht zuletzt an das Arbeits- und Führungsverhalten im Betrieb. Eine Schattenseite der ständigen Verfügbarkeit von Angestellten über mobile Geräte ist: Sie verleitet Chefs dazu, ihre Mitarbeiter nie ganz aus ihrer beruflichen Verpflichtung zu entlassen und auch noch am späten Abend oder am Wochenende eine Antwort auf „wichtige“ Mails zu verlangen. Fachleute sprechen dann von einer Störung der Work-Life-Balance. Auf Mitarbeiterseite (und möglicherweise auch beim Vorgesetzten) kann daraus im schlimmsten Fall eine andauernde Unzufriedenheit erwachsen, die womöglich mit der Kündigung durch den Mitarbeiter und dem Verlust einer wertvollen Fachkraft für den Arbeitgeber endet.

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  • 5 Tipps für die Einführung mobiler Arbeitsmodelle

    Unternehmen sollten sich mit einer klaren Strategie auf den immer stärker werdenden Trend zum mobilen Arbeiten einstellen.

     

    • Strategie festlegen: Analysieren Sie, welche Rolle Mobilität bereits in Ihrem Unternehmen spielt, welche Geräte bereits im Einsatz sind und wie Ihre Mitarbeiter künftig sinnvoll verstärkt mobil arbeiten können.
    • Geräte auswählen: Bestimmen Sie, ggf. auch in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern, ob Mitarbeitergeräte, Firmengeräte oder ein Mix aus beidem eingesetzt werden sollen.
    • Anbieter wählen: Es gibt mittlerweile ein breites Angebot sogenannter Mobile-Device-Management (MDM)- oder Enterprise-Mobility-Management (EMM)-Systeme. Prüfen Sie, welches System am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
    • Rechtliches und Organisatorisches regeln: Bei der beruflichen Nutzung von privaten Geräten sind Vertragsanpassungen oder Nutzungsvereinbarungen notwendig. Darin müssen Pflichten und Rechte von Arbeitgeber und Arbeitnehmern genau geregelt sein. Insbesondere muss auch die Definition der Arbeitszeit den veränderten Bedingungen angepasst werden.
    • Pilotprojekt und Mitarbeiterschulung: Im Rahmen eines Pilotprojekts lässt sich Ihr System im kleineren Einsatzkreis erproben. Selbstverständlich müssen Ihre Mitarbeiter hinsichtlich des neuen Managementsystems geschult werden.

Die Umstellung auf mehr Mobilität erfordert allerdings auch Investitionen. Kosten fallen nicht nur für die Anschaffung mobiler Hardware wie Smartphones oder Tablets an, sondern auch für die Konfigurierung von Servern oder die Schulung der Mitarbeiter. Vor allem aber stellt der Trend zum mobilen Arbeiten das Unternehmen vor völlig neue Herausforderungen in Sachen Sicherheit und Datenschutz. Denn gerade die mobile Übertragung von Daten kann eine erhebliche Schwachstelle im Datenschutz darstellen, etwa wenn Mitarbeiter dafür öffentliche WLAN-Hotspots oder ein unzureichend gesichertes privates Netz nutzen – so auch die US-Präsidentschaftskandidatin Hillary Clinton. Mehr zum Thema Datenschutz lesen Sie hier.

 

BYOD oder CYOD

Fachleute raten jedem Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse ergänzend oder ausschließlich über mobile Endgeräte abwickeln möchte, zunächst eine sogenannte Mobile-Enterprise-Strategie aufzustellen. In deren Rahmen muss zum Beispiel die Flexibilisierung der Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit nach dem offiziellen Feierabend geregelt werden. Am besten implementiert das Unternehmen das Ergebnis in einer Betriebsvereinbarung. Nützliche Hinweise für die Gestaltung von Betriebs- und Dienstvereinbarungen zum mobilen Arbeiten gibt zum Beispiel die Hans-Böckler-Stiftung.

 

Ganz entscheidend ist die Frage, welche mobilen Geräte die Mitarbeiter nutzen sollen. Viele Firmen erlauben es, private Smartphones und Tablets für berufliche Zwecke einzusetzen. Bei diesem sogenannten „Bring your own device“ (BYOD)-Modell muss der Arbeitgeber zum Beispiel dafür sorgen, dass die benötigte Bürosoftware auf den privaten Geräten der Mitarbeiter läuft und das entsprechende Lizenzen erworben werden.

 

Eine weitere Alternative ist das „Choose your own device“ (CYOD)-Modell. Hier wählen die Mitarbeiter aus einer Liste Geräte, die von der IT-Abteilung freigegeben wurden. Das Unternehmen behält als Eigentümer die Kontrolle über die Geräte und die darauf zugelassenen Anwendungen. Darf das dienstlich zur Verfügung gestellte Equipment auch privat genutzt werden, spricht man von „Private use of company equipment“ (PUOCE).

 

Egal ob BYOD, CYOD oder PUOCE: In jedem Fall müssen alle beruflich genutzten Geräte sicher und organisiert in die IT des Unternehmens eingebunden werden. Denn selbst auf dem Smartphone können mittlerweile genauso viele sensible Unternehmens- oder Kundendaten lagern wie auf einem stationären PC. Beim Verwalten der Geräte helfen Mobile-Device-Management (MDM)- oder umfassendere Enterprise-Mobility-Management (EMM)-Lösungen. Mittels einer MDM- oder EMM-Software, die entweder auf dem firmeneigenen Server oder von einem externen Anbieter verwaltet in der Cloud liegen kann, werden die Geräte der Mitarbeiter zentral konfiguriert und mit den jeweiligen E-Mail-Konten verbunden. Auch die Sicherheitseinstellungen werden zentral vorgenommen. Sollte ein Gerät verloren gehen, kann der IT-Beauftragte dessen Inhalt aus der Ferne löschen und so vor unberechtigtem Zugriff schützen.

 

Wie Arbeitgeber sich und ihr Unternehmen fit für den Mobile-Trend machen, erklärt Mark Alexander Schulte vom international tätigen Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC (International Data Corporation) im Perspektiven-Interview.

Interview

„Jedes Unternehmen braucht ein Mobile Management“

Mark Alexander Schulte,
Berater beim Anbieter von IT-Marktinformationen IDC und Experte für mobiles Arbeiten

  • Interview lesen

    Perspektiven: Stirbt die Präsenzkultur in deutschen Büros tatsächlich aus?

    Mark Alexander Schulte: Ganz so weit ist es noch nicht, aber der Trend geht in diese Richtung. Wir haben gerade in einer Studie branchenübergreifend 281 Betriebe zu diesem Thema befragt, IT-Verantwortliche und Anwender. Dabei war es interessant zu sehen, dass die Unternehmenskultur in vielen Unternehmen noch nicht so weit fortgeschritten ist, dass mobiles Arbeiten effektiv durchgesetzt werden kann. Bei den mobilen Geräten und dafür verfügbaren Anwendungen bzw. Apps hat sich viel getan. Aber wenn im Unternehmen nicht gewollt wird, dass die Mitarbeiter im Homeoffice und zu flexiblen Zeiten arbeiten, und das auch nicht von den Führungskräften vorgelebt wird, dann hilft auch die beste Technologie nichts.

     

    Perspektiven: Woher kommen diese Berührungsängste?

    Mark Alexander Schulte: Etablierte Strukturen, die sich über Jahre entwickelt haben, kann man nicht von jetzt auf gleich verändern. Ich glaube aber, dass sich hier zurzeit viel von selbst bewegt, insbesondere weil immer mehr Mitarbeiter ihre privaten Erfahrungen des Umgangs mit Smartphones und Tablets auf das Unternehmen projizieren. So wie sie privat jederzeit auf ihre Apps, Dateien und Chats zugreifen, möchten sie das auch im Beruf tun. Die Mitarbeiter fordern also Stück für Stück von selbst mehr Flexibilität und Mobilität von ihren Arbeitgebern ein.

     

    Perspektiven: Worauf muss ein Unternehmer achten, wenn er eine Mobile-Enterprise-Strategie entwickeln will?

    Mark Alexander Schulte: Die Königsdisziplin ist, die richtige Balance zu finden bei der Verbesserung der Produktivität und der Gewährleistung der Unternehmenssicherheit. Natürlich hört sich das erst mal klasse an zu sagen: Wir wollen, dass die Geschäftsprozesse effizienter werden und dass die Kunden am Ende des Tages besser bedient werden. Aber die Unternehmen müssen sich auch Gedanken darüber machen: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein Gerät verliert? Entstehen uns am Ende hohe Kosten, weil Firmeninformationen verloren gehen und diese womöglich in die Hände Dritter gelangen? Die Chancen und Risiken in Einklang zu bringen, ist eine große Aufgabe. Auch wenn absolute Sicherheit nicht zu erreichen ist, trägt ein Enterprise-Mobility-Management, über das Geräte und Anwendungen zentral verwaltet und gesteuert werden, sehr dazu bei, das mobile Arbeiten sicherer zu machen.

  • Bildnachweise

    Aufmacher-Montage HMC (iStockphoto/maxmesaDE, Postbank); Foto: IDC

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