Für den Notfall bestens vorbereitet

Was passiert eigentlich, wenn der Chef oder eine andere wichtige Führungskraft überraschend ausfällt? Eine Frage, die sich Unternehmer unbedingt stellen sollten. Das fängt mit dem Zugang zu wichtigen digitalen Firmendaten an.

Digitaler Nachlass

Erschienen in Ausgabe 2018-4

osef Scherer ist Rechtsanwalt und Professor für Compliance und Risikomanagement. Er wird häufig gerufen, wenn's brennt. Oft ist es dann fast schon zu spät. Wie im Fall eines Gerüstbauers, der Millionenprojekte allein über Aufzeichnungen in seinem privaten Notizbuch abwickelte. Nachdem der Endvierziger einen Herzinfarkt erlitten hatte und für längere Zeit komplett ausfiel, stand die Firma fast vor der Pleite, weil niemand seiner rund 30 Mitarbeiter die Aufträge überblickte. Wie sein Chef überlebte zwar auch das Unternehmen, aber mit unnötig hohen Ertragseinbrüchen. Vor großen Problemen stand auch der Betrieb eines 40-jährigen Schreinermeisters, der mit einer Hirnblutung ins Koma fiel. Eine Vorsorgevollmacht existierte nicht, der Handwerksbetrieb war praktisch handlungsunfähig, da weder die Familie noch die 15 Mitarbeiter rechtlich bindende Entscheidungen treffen durften. Anwalt Scherer erarbeitete in beiden Fällen zunächst einen Sanierungsplan, regelte die Verantwortlichkeiten unter den Mitarbeitern und beseitigte per Gerichtsbeschluss die juristische Ohnmacht im Betrieb.

 

Fälle wie diese ereignen sich häufiger, als man denkt. Dennoch betreibt laut einer Studie der Managementberatung SMR mehr als die Hälfte der Mittelständler kein Risikomanagement. Das heißt, es werden keinerlei Vorkehrungen dafür getroffen, dass der Betriebsablauf durch den überraschenden Ausfall eines verantwortlichen Mitarbeiters ins Stocken geraten könnte. Fällt der Chef aus, stürzt das gerade mittelständische Betriebe oft in eine schwere Krise, weil deren Führung zumeist stark von einer einzelnen Person abhängt. Anwalt Scherer geht davon aus, dass in Deutschland durch Firmenpleiten infolge mangelnder Risikovorsorge jährlich Schäden in Höhe von 60 Milliarden Euro entstehen. Dazu passen Berechnungen des Bonner Instituts für Mittelstandsforschung, dass rund ein Viertel aller Unternehmensnachfolgen in Deutschland unvorbereitet geregelt werden müssen.

 

Zugriff verweigert

Eine besondere Herausforderung stellt sich in puncto Notfallvorsorge durch die Digitalisierung. Laut dem Digitalverband Bitkom haben nur etwa 18 Prozent der deutschen Internetnutzer Regelungen für den Fall getroffen, dass sie selbst nicht mehr auf ihre digitalen Daten zugreifen können. Für Firmeninhaber ist es unerlässlich, auch ihren digitalen Nachlass zu regeln, also festzulegen, wer im Ernstfall die benötigten Passwörter kennt, um Zugriff auf E-Mail-Accounts, Kundenkonten, Cloud-Dienste, aber auch Profile bei sozialen Netzwerken zu erhalten. Nachträglich an die entsprechenden Passwörter zu gelangen, ist selbst für Angehörige nicht leicht, denn diese fallen teilweise unter das Post- und Telekommunikationsgeheimnis. Bei Facebook wird inzwischen gegen Vorlage einer Sterbeurkunde das Profil entweder gelöscht oder in einen Gedenkstatus versetzt. Twitter verlangt zusätzlich zur Sterbeurkunde eine Ausweiskopie und eine notarielle Beglaubigung über die Beziehung zum Verstorbenen. Bei beruflichen Netzwerken, wie etwa Xing, ist es einfacher: Das Profil wird deaktiviert, sobald der Betreiber über den Tod eines Mitglieds informiert wird.

 

Frühwarnsystem installieren

Für Unternehmen ist es außerordentlich wichtig, dass der Betrieb auch in Ausnahmesituationen ungehindert weiterläuft. Das geht über den reibungslosen Zugriff auf alle digitalen Konten hinaus. „Risiken schlummern überall im Unternehmen“, sagt Experte Scherer. „Sie beschränken sich nicht auf bestimmte Geschäftsbereiche.“ Er empfiehlt, ein Frühwarnsystem zu installieren. Ein solches Risikosystem schreibt Handlungen für alle Führungsprozesse fest – vom Personal über die Finanzen, den Einkauf, die Produktion bis hin zum Vertrieb. Scherers Vorgehensweise klingt einfach: Top-Risiken identifizieren, geeignete Tools bereitstellen und dann mithilfe einer Soll-Ist-Analyse den Standort bestimmen. Je größer das Unternehmen, desto verbreiteter, aber auch notwendiger ist ein solches Krisenmanagement.

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Schnell-Check: Erste Hilfe für den Krisenfall

 1. Gesellschaftsvertrag und wichtige Beschlüsse sammeln

 

 

2. To-do-Liste für Mitarbeiter erstellen; Verantwortlichkeiten festlegen

 

 

3. Notgeschäftsführung benennen, die bei Gericht beantragt werden kann: Mitarbeiter, Steuerberater oder Rechtsanwalt der Gesellschaft

 

4. Mit der Bank klären, wie das Geschäftskonto weiterläuft, damit die Firma finanziell handlungsfähig bleibt

 

5. Geschäftspartner informieren und Vertreter benennen

 

6. Rechnungsschreibung sicherstellen

 

7. Mit Steuerberatern und Rechtsanwälten Besonderheiten und laufende Fristen klären

Der TÜV Süd ist einer der Anbieter, der Unternehmern dabei hilft, ein solches Management zu installieren. Betriebe können ihr Risikomanagement dort sogar zertifizieren lassen. „Das ist für Unternehmer, die schon mit der Thematik vertraut sind, kein großer Aufwand“, sagt TÜV-Risikomanager Claus Engler. Er hat selbst schon mehrfach erlebt, wie schnell ein gesperrtes Bankkonto eine Firma handlungsunfähig machen kann. Wichtig sei, dass alle Prozessabläufe für Krisensituationen dokumentiert werden. Im Notfall weiß dann jeder sofort, was zu tun ist. Vielen Firmenlenkern sei – darauf angesprochen – bewusst, dass sie „etwas tun müssten“, sagt Engler. Im stressigen Tagesgeschäft und vor dem Hintergrund, dass „ja bisher nichts wirklich Schlimmes passiert ist“, bleibt es dann aber oft bei den guten Absichten.

 

Jetzt den Notfallkoffer packen

Doch wie können konkrete Maßnahmen aussehen? „Wir raten Unternehmern, ein Handbuch zu verfassen und einen Notfallkoffer zu packen“, sagt Claus Engler. Im Handbuch steht, wer welche Aufgaben des Chefs übernehmen soll und wer zu benachrichtigen ist. Eine Person seines Vertrauens wird zum digitalen Nachlassverwalter bestellt. Sie erhält eine Vollmacht, die, wie ein Testament, handschriftlich verfasst oder notariell beglaubigt sein muss. Dazu gehört eine Liste mit allen Benutzerkonten, Benutzernamen und Passwörtern, die an einem sicheren Ort hinterlegt wird. Wichtig ist, diese Liste stets aktuell zu halten. Auch Kontaktdaten von Steuerberater, Bank sowie wichtiger Kunden und Lieferanten gehören auf die Liste.

Tipp: Verschiedene IHKs und HKs haben gemeinsam ein Notfall-Handbuch als ausfüllbare PDF-Version erstellt. Sie finden es hier zum kostenlosen Download.

TÜV-Experte Engler empfiehlt: „Packen Sie das Handbuch zusammen mit Vollmachten, Versicherungspolicen, Handelsregisterauszug und anderen wichtigen Dokumenten in den Koffer und verwahren Sie ihn im Tresor, bei der Bank oder einem anderen sicheren Ort.“ Und nicht vergessen, der Vertrauensperson den Verwahrungsort mitzuteilen und ggf. die Zugangsvollmacht zu erteilen.

  • Bildnachweise

    Aufmacher: iStockphoto / sarayut

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