Hauptsache ohne Papier

Beim Thema Digitalisierung denken viele an Stichwörter wie Industrie 4.0 oder Big Data. Doch die digitale Transformation beginnt viel früher, nämlich beim papierlosen Büro.

Digitalisierung

ei vielen stehen sie noch im Büro oder im Archivraum: die zumeist schwarzen Ordner mit Angeboten, Rechnungen und seitenweise Korrespondenz. Hinzu kommen Steuerunterlagen, Zollanmeldungen, Verträge und so weiter und so fort. Lange Zeit sorgten auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dafür, dass die Papierberge nicht kleiner wurden. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und die nach den Vorschriften über das Zollverfahren erforderlichen Unterlagen müssen auch heute noch im Original aufbewahrt werden, also oft noch in Papierform. Alle anderen Unterlagen dürfen jedoch auch so verwahrt werden, dass sie „bildlich mit dem Original übereinstimmen“ oder sogar nur dessen Inhalt wiedergeben. Hier dürfen also Originale in Papierform gescannt, als Datei gespeichert und danach vernichtet werden. Dabei müssen allerdings die seit 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen  Führung  und  Aufbewahrung  von Büchern,  Aufzeichnungen  und  Unterlagen  in  elektronischer  Form  sowie zum Datenzugriff“  (GoBD) beachtet werden.

 

Mehr als nur platzsparend

Die Vorteile des papierlosen Büros liegen jedoch nicht nur in der Platzersparnis. Mit einem digitalen Workflow lassen sich viele Unternehmensprozesse effizienter gestalten. Wer beispielsweise Dokumente in die Cloud stellt, kann es Innen- und Außendienstlern ermöglichen, „just in time“ daran zu arbeiten. Nicht zuletzt spart der Verzicht auf Papier nicht nur Kosten, er schont auch die Umwelt. Laut einer Studie von TNS Emnid im Auftrag des Softwareanbieters Sage sind hierzulande vor allem die Aussicht auf Effizienzsteigerungen (34 % der Befragten) und ein stärkeres Umweltbewusstsein (32 %) Treiber der Entwicklung zum digitalisierten Workflow.

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Der digitalisierte Workflow – was dazugehört

  • Elektronische Rechnungen

    Schnellere Datenverarbeitung, weniger Druck- und Portokosten: Eine Studie von Capgemini Consulting im Auftrag der Europäischen Kommission bezifferte das Einsparpotenzial durch E-Rechnungen europaweit auf 40 Milliarden Euro im Jahr. Zudem reduziert die elektronische Rechnung das Fehlerpotenzial, das sich bei manueller Eingabe von Stammdaten etc. ergibt. Ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen wird seit 2014 mit ZUGFeRD geschaffen.

  • Kommunikation

    Effiziente Kommunikation ohne Druck- und Versandkosten: Die Kundenkommunikation per E-Mail ist nicht nur schnell, sie spart auch Porto- und Druckkosten, zum Beispiel wenn Kataloge als PDF versendet werden. Wichtig: Mails mit sensiblen Inhalten sollten verschlüsselt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

  • Dokumente

    Was nicht bereits in digitaler Form vorliegt, kann oft gescannt werden. Wichtig ist ein digitales Ordnungssystem, in dem sich die Unterlagen problemlos wiederfinden lassen. Bei Dokumenten, die im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verwahrt werden müssen, müssen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und  Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) befolgt werden.

  • Kommunikation und Wissenstransfer

    Der Austausch der Kollegen im Büroalltag, die gemeinsame Erstellung von Präsentationen und anderen Dokumenten, der Aufbau eines Wissensarchivs: Anstatt Ordner mit Papier zu füllen und gedruckte Memos zu verteilen, arbeiten und chatten Mitarbeiter in geschützten digitalen Räumen.

Rechnungen und Terminpläne erstellen, digitale Visitenkarten tauschen, gescannte Texte übersetzen lassen – zur Unterstützung des digitalen Workflows gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Programmen sowie Apps zur mobilen Nutzung. Ein Beispiel ist die Tablet-App Postbank Business Assistent. Mehr dazu lesen Sie auch im Interview unten.

Diese Apps unterstützen beim Umzug in das digitale Büro

Ordnung 2.0 – mehr Transparenz und Effizienz

Eine Business-App allein macht zwar noch kein digitales Büro, aber sie ist ein erster Schritt. Ab einer kritischen Größe müssen umfangreichere Ordnungssysteme eingesetzt werden – vom Dokumentenmanagement über die Definition von elektronischen Akten und deren Archivierung bis zur Eingangsverarbeitung und Rechnungsgenerierung. IT- und Softwarehäuser liefern hier mit Tools des sogenannten Enterprise-Content-Managements (ECM) passgenaue Lösungen für Unternehmen. Besondere Bedeutung kommt hierbei zum Beispiel dem Zugriff auf ein einziges Dokument durch verschiedene Nutzer zu. Damit wird die willkürliche Ablage von – mitunter geänderten – Kopien vermieden sowie die in der Folge auftretenden Fehler im Workflow und das Anhäufen unnötiger Daten.

 

Das papierlose Büro – Vision und Wirklichkeit

Dass der digitale Workflow in deutschen Unternehmen noch Potenzial hat, zeigt die eingangs erwähnte Sage-Studie: Lediglich 56 Prozent der befragten Unternehmen hatten zum Zeitpunkt der Befragung bereits konkrete Schritte unternommen, um dem digitalen Büro näherzukommen. Mehr noch: Über ein Fünftel der Befragten (21 %) drucken ihre E-Mails „fast immer“ aus, die große Mehrheit (56 %) immerhin „manchmal“. Auch digitale Dokumente werden zur Bearbeitung (61 %) und Archivierung (52 %) oft noch ausgedruckt.

 

Das Hauptargument für dieses Handeln: Angst vor Datenverlust (62 %) und hohe bürokratische Hürden hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit (46 %). Argumente, die nicht von der Hand zu weisen sind. Zu jedem digitalen Workflow gehören deshalb auch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen, etwa regelmäßige Back-ups. Sonst geht es Ihnen am Ende wie Kirk Hammett: Der Gitarrist der Hardrockband Metallica hatte rund 250 Ideen für neue Songs allein auf seinem iPhone gespeichert – und dann das Smartphone verloren. Künftig will er nun alle neu aufgenommenen Riffs sofort auch in der Cloud abspeichern.

 

Benchmarking: Wie digital ist Ihr Büro bereits heute?

Die Weichen zur digitalisierten Arbeitswelt sind gestellt – das belegt der Ergebnisbericht des Bitkom „Digital Office Index“ (DOI). Die Studie beschreibt, wie weit Unternehmen bereits ihre Prozesse digitalisiert haben und an welchen Punkten Nachbesserungsbedarf besteht. Wie weit Sie mit Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung des Workflows schon vorangekommen sind, können Sie hier testen.

Interview

Sebastian Schiefer,
Abteilungsleiter Firmenkunden Digital und Kooperationen, Deutsche Postbank AG

„Mit der App Postbank Business Assistent kommen auch Handwerker, Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer in den Genuss der Digitalisierung.“

Sebastian Schiefer,
Abteilungsleiter Firmenkunden Digital und Kooperationen, Deutsche Postbank AG

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    Perspektiven: Warum hat die Postbank den Business Assistenten entwickelt?

     

    Sebastian Schiefer: Wir haben bei Geschäftskunden, die noch keine professionellen IT-Anwendungen im Einsatz haben, den Bedarf für eine günstige und unkomplizierte mobile IT-Anwendung festgestellt. Mit der Tablet-App „Postbank Business Assistent“ kommen insbesondere kleinere Geschäftskunden, wie zum Beispiel Handwerker, Selbstständige, Freiberufler oder Kleinunternehmer, in den Genuss der Digitalisierung. Sie können damit ihre täglichen Arbeitsabläufe ganz flexibel und mobil optimieren. So können wir als Bank unsere Kunden nun noch umfassender bei ihren Finanzgeschäften unterstützen.

     

    Perspektiven: Was sind die Besonderheiten der App?

     

    Sebastian Schiefer: Mit dem Postbank Business Assistenten decken wir als erste Bank Kundenbedürfnisse ab, die über die bisherigen Leistungen für Geschäftskunden am deutschen Markt hinausgehen. Durch die geschickte Kombination aus dem prämierten Online-Banking der Postbank und dem innovativen Office-Management des Business Assistenten unterstützen wir unsere Kunden beim Überblick über ihre Finanzen sowie bei ihren täglichen Arbeitsabläufen. Beispielsweise können Angebote und Rechnungen auf dem Tablet in kürzester Zeit auch von unterwegs erstellt werden. Verschickt werden die Dokumente bequem aus der App heraus per E-Mail oder postalisch per E-POST. Unsere Kunden sparen sich damit die aufwendige Erstellung der Dokumente nach Feierabend und den Weg zur Post – und somit wertvolle Zeit. Die Zahlungsfristen verschickter Rechnungen hat die App ebenfalls im Blick und vergleicht diese mit eingehenden Zahlungen auf dem Bankkonto. Überfällige Rechnungen werden direkt aufgezeigt und kein Zahlungseingang mehr verpasst.

     

    Perspektiven: Werden Sie den Funktionsumfang künftig noch erweitern?

     

    Sebastian Schiefer: Wir haben den Funktionsumfang der ersten Version der App an die Bedürfnisse kleiner Geschäftskunden angepasst, die wir speziell beim Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, ihren Finanzen oder der Organisation ihrer Projekte unterstützen können. Erprobt haben wir den Business Assistenten mit Kunden, welche die App vor der offiziellen Veröffentlichung auf Herz und Nieren testen konnten. Daraus haben wir wertvolles Feedback gewonnen und einiges bereits in der aktuellen Version der App umgesetzt. Es gibt hier aber sicher noch Potenzial für weitere praktische Funktionen – und das werden wir umsetzen. Unser Ziel ist es, unsere Kunden mit dem Business Assistenten noch besser beim Managen ihrer Finanzen und ihren geschäftlichen Tätigkeiten zu unterstützen.

Postbank Business Assistent

Mehr Informationen finden Sie hier.

Die App herunterladen können Sie hier:

  • Bildnachweise

    iStockphoto (monkeybusinessimages), Postbank

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