Perspektiven

Digitalisierung

Erfolgreich akquirieren mit der E-Vergabe

Ab 18. Oktober werden große öffentliche Aufträge nur noch elektronisch vergeben. Für viele mittelständische Unternehmen bedeutet das eine Umstellung – die E-Vergabe bietet ihnen aber auch viele Chancen!

in für Mittelständler richtig interessantes Auftragsvolumen: 304.201,68 Euro – mit dieser Summe beziffert die Bundesanstalt für Straßenwesen in Bergisch Gladbach den Wert einer ihrer jüngsten Ausschreibungen. Gebraucht wird ein Konzept für die Verbesserung der Fahrausbildung in Deutschland. Dass solche Aufträge ausgeschrieben werden, ist ganz normal. Doch in diesem Fall gibt es eine Besonderheit: Die Abgabefrist endet erst am 23. Oktober 2018 – und damit nach einem für Unternehmen wichtigen Datum. Denn ab dem 18. Oktober dieses Jahres dürfen Bund, Länder und Gemeinden ihre großen öffentlichen Aufträge nur noch auf elektronischem Weg vergeben, oder kurz: per E-Vergabe. So schreiben es das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen und die Vergabeverordnung vor. Spätestens dann ist der Papierkrieg zu Ende. Ausschreibungen und die entsprechenden Gebote gibt es dann nur noch elektronisch!

 

Neue Chancen für den Mittelstand

Die verbindliche Umstellung auf eine elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge betrifft Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträge im sogenannten Oberschwellenwertbereich. Für die meisten Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegt der Schwellenwert bei 221.000 Euro, für Bauleistungen bei 5.548.000 Euro – das sind enorme Volumina, von denen aber durchaus auch kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren können. Denn um Großunternehmen nicht zu bevorzugen, sollen öffentliche Aufträge möglichst in einzelne Lose gesplittet und getrennt nach Art und Fachgebiet vergeben werden. Durch die Losaufteilung bei Vergabeverfahren werde „sichergestellt, dass KMU an der Vergabe öffentlicher Aufträge teilnehmen können“, heißt es dazu im Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums, aus dem allein im Jahr 2017 Aufträge im Wert von knapp 2 Mrd. Euro vergeben wurden, 76 Prozent davon an KMU.

 

Was Unternehmen jetzt benötigen

An öffentlichen Aufträgen interessierte Unternehmen (auch Bieter genannt) müssen für die E-Vergabe nur geringe technische Anforderungen erfüllen. Wichtig sind ein schneller Internetzugang (mindestens in DSL-Qualität) und ein internetfähiger Windows-PC. Linux und Mac werden von einigen Vergabeplattformen noch nicht unterstützt. Zwar entfällt grundsätzlich die Signaturpflicht für elektronische Angebote, von einigen Vergabestellen wird eine digitale Signatur aber explizit eingefordert, um die Echtheit elektronisch übermittelter Daten und die Beweiskraft rechtsverbindlicher Erklärungen sicherzustellen. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind für das Versenden der Angebote zusätzlich eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät erforderlich. Signaturkarten gibt es zum Beispiel bei den regionalen Rechtsanwalts- oder Steuerberaterkammern.

 

Worauf Betriebe achten sollten

Bei etwa 30.000 Dienststellen, die in Deutschland Vergabeverfahren durchführen, ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Interessierte Unternehmen können deshalb auf den Service von E-Vergabe-Plattformen zurückgreifen (siehe Linkliste unten). Auf ihnen werden Ausschreibungen gesammelt, es kann anhand unterschiedlicher Kriterien nach ihnen gesucht werden, Interessenten können Unterlagen herunterladen und in der Regel können Angebote über die Plattformen elektronisch beim jeweiligen Auftraggeber eingereicht werden.

 

Die kostenlosen Online-Plattformen der Behörden haben oft einen lokalen oder themenspezifischen Schwerpunkt. Dagegen erheben private E-Vergabe-Plattformen meist Gebühren, bieten aber in der Regel auch eine größere Auswahl an Angeboten, teilweise aus dem gesamten Bundesgebiet oder sogar darüber hinaus aus der gesamten EU.

 

Um die passende E-Vergabe-Plattform für ihre Geschäftsziele zu finden, sollten künftige Bieter folgende Punkte klären:

  • Geht es Ihnen bei neuen Aufträgen vorwiegend um lokale Angebote, oder wollen Sie auch überregional tätig werden?
  • Bietet die Vergabeplattform genügend Angebote für Ihr spezielles Arbeitsgebiet?
  • Entspricht die Suchabfrage der Plattform Ihren Anforderungen und Gewohnheiten?
  • Sind Sie bereit, für den Service einer oder mehrerer Vergabeplattformen Gebühren zu zahlen?
  • Und besonders wichtig: Sind Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter bereits fit für die technischen Anforderungen der neuen E-Vergabe?

 

Für Unternehmen wird vieles einfacher – und besser

Sind alle Anfangshürden genommen, können KMU von der E-Vergabe profitieren. Das sind die wichtigsten Vorteile:

  • Passende Ausschreibungsunterlagen lassen sich jederzeit und an jedem Ort finden und abrufen.
  • Kosten für Porto, Ausdruck und Kopien entfallen.
  • Angebote werden zeitsparend am Computer erstellt und digital übertragen.
  • Software erlaubt eine Plausibilitätsprüfung und kontrolliert die Vollständigkeit der Unterlagen. Fehler lassen sich sofort korrigieren.
  • Bis zum Submissionstermin können Bewerber ihr Angebot kostenfrei zurückziehen, ändern oder auch erneut einstellen.

 

Experten gehen davon aus, dass die elektronische Vergabe nicht nur zu einer Beschleunigung der Verfahren führen wird, sondern auch zu mehr Rechtssicherheit und Transparenz. „Auf Unternehmerseite wird mit dem E-Verfahren vor allem die Suche nach Ausschreibungen in ganz Deutschland einfacher“, sagt Markus Heyn, Leiter der IHK-Service-Center in Weimar, Sömmerda und Apolda. Und Vergabefachleute sehen noch einen zusätzlichen Vorteil: Im Idealfall könnten Firmen ihr Vertriebsgebiet mittels E-Vergabe ohne großen Mehraufwand erheblich ausweiten.

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Interview

Markus Heyn, 
Leiter der IHK-Service-Center Weimar, Sömmerda und Apolda

„Mit der E-Vergabe können Unternehmen Zeit und Kosten sparen“

Markus Heyn,
Leiter der IHK-Service-Center Weimar, Sömmerda und Apolda

  • Interview lesen

    Perspektiven: Herr Heyn, mit welchem Aufwand müssen Unternehmen rechnen, um an der E-Vergabe teilzunehmen?

     

    Markus Heyn: Unternehmen, die sich häufig an Ausschreibungen beteiligen, müssen sich auf jeder einzelnen Vergabeplattform separat anmelden. Hinzu kommt, dass die Online-Plattformen keinen einheitlichen Softwarestandard haben – wer mehrere Plattformen nutzt, wird sich also immer wieder umgewöhnen müssen. Zudem brauchen Unternehmen passendes technisches Equipment und müssen ihre Mitarbeiter ausreichend im Umgang mit der E-Vergabe schulen. Das alles ist Aufwand, doch aus meiner Sicht überwiegen die Vorteile.

     

    Perspektiven: Von welchen Vorteilen können Unternehmen im Akquisealltag profitieren?

     

    Markus Heyn: Zu nennen sind hier insbesondere die schnellere Bearbeitung, die direkte Übermittlung der Angebote und die damit verbundene Verringerung des Zustellrisikos der Unterlagen an die öffentlichen Auftraggeber. Zudem sorgt die E-Vergabe als Bestandteil des elektronischen Geschäftsverkehrs für mehr Transparenz bei den Vergabeverfahren und auch für mehr Rechtssicherheit bei den Beschaffungsvorgängen. Insgesamt sparen Unternehmen Zeit bei der Recherche und bei der Abgabe ihrer Angebote – und damit sparen sie auch Kosten. Das von dem damaligen Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie in Auftrag gegebene Gutachten „Kostenmessung der Prozesse öffentlicher Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge aus Sicht der Wirtschaft und der öffentlichen Auftraggeber“ aus dem Jahr 2008 kommt zu dem Ergebnis, dass die volkswirtschaftlichen Gesamtkosten der öffentlichen Vergabeverfahren hierzulande jährlich ca. 19 Mrd. Euro betragen. Die Bearbeitung der Vergabeunterlagen in Papierform schlägt danach jährlich mit 1,35 Mrd. Euro zu Buche. Der verbindliche Einsatz elektronischer Medien sollte hier zu einer umfassenden Reduktion der Kosten führen.

     

    Perspektiven: Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, wenn sie sich um öffentliche Aufträge bewerben wollen?

     

    Markus Heyn: Wer an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen will, muss dafür nach wie vor einen recht hohen zeitlichen Aufwand kalkulieren. Insbesondere wenn es um die Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen und Nachweise geht. Mit einer Eintragung ins Amtliche Verzeichnis der Industrie- und Handelskammern lässt sich die Komplexität allerdings deutlich reduzieren. Die Kammern prüfen vollständig und vorab, ob ein Unternehmen qualifiziert ist, tragen es in diese Liste ein und stellen den Firmen ein entsprechendes Zertifikat aus. Das ist dann für zwölf Monate gültig und kann bei öffentlichen Ausschreibungen zahlreiche Einzelnachweise ersetzen. Unternehmen können damit rechtssicher eine Eignungsvermutung dokumentieren. Das Amtliche Verzeichnis umfasst übrigens nicht nur IHK-Mitglieder, sondern auch Handwerksunternehmen und freiberuflich Tätige. Anbieter von Bauleistungen sind nicht eintragungsfähig, da für sie ein gesondertes Verzeichnis existiert. Die Eintragung in das Amtliche Verzeichnis ist natürlich keine verpflichtende Voraussetzung für die Bewerbung um öffentliche Aufträge, Unternehmen haben stets die Möglichkeit, alle erforderlichen Nachweise auch einzeln zu erbringen.

     

    Perspektiven: Kann das E-Vergabe-Verfahren auch für mehr Chancengleichheit von KMU und Großunternehmen bei der Auftragsvergabe sorgen?

     

    Markus Heyn: Ein wirksamer Beitrag zur Mittelstandsfreundlichkeit und Chancengleichheit für alle Unternehmen wäre es, wenn alle öffentlichen Auftraggeber ihre Ausschreibungen auf einer zentralen Vergabeplattform veröffentlichen würden. Im Oberschwellenwertbereich existiert bereits ein solches kostenfreies Bekanntmachungsmedium – Tenders Electronic Daily, oder kurz: TED. Die Vergabeplattform des Bundes bildet mittlerweile deutschlandweit eine Vielzahl an öffentlichen Ausschreibungen im Unterschwellenbereich kostenfrei an. Diese Plattform müsste allerdings verpflichtend von allen öffentlichen Auftraggebern für ihre Vergabebekanntmachungen genutzt werden, doch das ist bislang noch nicht der Fall.

  • Linkliste

    Hier haben wir für Sie eine Auswahl weiterführender Informationen zum öffentlichen Auftragswesen und wichtiger Vergabeplattformen zusammengestellt.

    Europäische Union

    Informationen über Datenbanken für öffentliche Aufträge in den EU-Ländern sind auf der Informationsplattform SIMAP verfügbar. In der Rubrik „Ted“ gibt es die aktuellen Ausschreibungen. Einfach Sprache festlegen, anmelden und recherchieren.

     

    Zu allen Rechtsvorschriften der EU bietet EUR-Lex einen schnellen kostenlosen Zugang.

     

    Deutschland

    Die über ganz Deutschland verteilten Auftragsberatungsstellen der Industrie- und Handelskammern sowie der Handwerkskammern unterstützen Unternehmen und öffentliche Auftraggeber praxisnah bei allen Fragen rund um öffentliche Auftragsvergaben. Sie informieren über das Vergaberecht, bieten praxisnahe Veranstaltungen und Seminare an und beantworten individuelle Fragen.

     

    e-Vergabe ist die elektronische Vergabeplattform der Bundesrepublik Deutschland. Über die Internetseite können Vergabeverfahren vollständig abgewickelt werden.

     

    Das Portal bund.de – Verwaltung Online ist der zentrale Zugang zu den elektronischen Informationsangeboten und Leistungen der öffentlichen Verwaltung im Internet. Hier können auch Ausschreibungen eingesehen werden.

     

    Das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums bündelt den Einkauf von 26 Behörden und öffentlichen Einrichtungen.

     

    Privatwirtschaftliche Plattformen

    Vergabe24 liefert Unternehmen aller Branchen und Gewerke Ausschreibungen für Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen aus Deutschland und Europa.

     

    Die Deutsche eVergabe greift auf ihrer Plattform auf über 9.000 Vergabestellen zu.

     

    Über das Deutsche Vergabeportal können sich Unternehmen vollelektronisch an Vergabeverfahren im gesamten Bundesgebiet beteiligen.

     

    Auf der E-Vergabe-Plattform RIB finden Unternehmen Angebote von Bundesländern, Kommunen, Konzernen und Wohnungswirtschaft.

     

    Aumass bietet eine Plattform für nationale und europaweite Ausschreibungen.

     

    Subreport wirbt damit, aktuelle Ausschreibungen aus allen Branchen handgeprüft aufzubereiten.

  • Bildnachweise

    Aufmacher: iStockphoto / yoh4nn, Montage: HMC; Foto: IHK Weimar, Sömmerda und Apolda

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