Hauptsache flexibel

Agil, flexibel, dezentral – unter dem Stichwort „New Work“ organisieren immer mehr Unternehmen ihre Arbeitswelten völlig neu. Dazu gehören auch innovative Büroarbeitsplätze.

New Work

astatur, Maus und Monitor, ein Festnetztelefon, Stifte und Büroklammern im Plastikorganizer – dazu ein Foto von der Familie, der Lieblingskaffeebecher und eine lustige Figur aus dem Überraschungsei. Ach ja, und auf dem Sideboard eine mehr oder minder gut gepflegte Zimmerpflanze. So sieht in vielen Firmen immer noch der klassische Büroarbeitsplatz aus.

 

Ganz anders ist das in der Firmenzentrale für Deutschland, Österreich und die Schweiz des niederländischen Gesundheits- und Haushaltsgerätekonzerns Philips. Feste Büroarbeitsplätze sind in dem 2015 in der Nähe des Hamburger Flughafens eröffneten Neubau Fehlanzeige. Stattdessen wurde im Rahmen eines „Work Place Innovation“-Konzepts (WPI) ein hochmodernes flexibles Arbeitsumfeld realisiert. Basis des WPI-Konzepts ist aufgabenbezogenes Arbeiten: Statt über den immer gleichen Flur in das immer gleiche Büro zu gehen, suchen sich die Philips-Mitarbeiter – wenn sie nicht gerade im Homeoffice arbeiten – jeden Morgen mit dem Laptop unterm Arm genau den Arbeitsplatz, der am besten zu ihren aktuellen Aufgaben passt. Nicht mal der Chef hat hier noch einen eigenen Schreibtisch.

 

Teams und Projektgruppen siedeln sich ganz nach Bedarf in den offenen Bürobereichen („Home Areas“) sogenannter „Neighbourhoods“ an. Braucht man Ruhe, um sich zu konzentrieren, stehen dafür Einzelbüros („Focus Rooms“) bereit. Zum Brainstorming mit Kollegen trifft man sich in kreativ designten „Breakout Areas“, zum Beispiel in Form eines Strandkorbs. Und muss der Nachwuchs mal spontan mit ins Büro gebracht werden, gibt es dafür Eltern-Kind-Zimmer mit Kuschelecke, Spiel- und Lernbereich sowie Küchenzeile und Wickeltisch. Damit die Arbeitsplatzsuche nicht zu lange dauert, erfolgt die Identifizierung und Reservierung freier Räumlichkeiten über ein elektronisches Buchungssystem. Am Ende eines Arbeitstages wandern Laptop & Co. einfach ins Schließfach.

 

New Work – Arbeit neu denken

Zwar sind solch umfassende Veränderungen der Arbeitswelten wie bei Philips noch eher die Ausnahme. Doch mittlerweile definieren immer mehr Unternehmen unter dem Stichwort „New Work“ neben den hierarchischen Strukturen im Unternehmen auch das Thema Arbeitsplatz neu. Wie so oft ist auch hier die Digitalisierung ein entscheidender Treiber. Denn die zunehmenden Möglichkeiten zur Vernetzung lassen es zu, immer mehr Jobs von ihrem fest definierten Arbeitsort und -platz zu entkoppeln. Und das wird bei Unternehmen und Mitarbeitern immer populärer: Mehr als die Hälfte (57 Prozent) der Büroangestellten in Deutschland arbeitet laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln aus dem Jahr 2016 zumindest gelegentlich außerhalb ihres Büros.

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Der Arbeitsplatz der Zukunft – neue Bürowelten

Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) hat gemeinsam mit Forschungspartnern neue Arbeitsplatz-Prototypen entwickelt. Das Ziel: Arbeitsprozesse zu digitalisieren, die Arbeitsorganisation flexibler zu gestalten sowie Innovations- und Kreativitätsprozesse zu fördern. Die „Schreibtische der Zukunft“ und weitere Beispiele, wie man Bürowelten heute gestalten kann, zeigt unser Slider.

Zufriedene Mitarbeiter, zufriedene Arbeitgeber

Bei den Mitarbeitern fallen die Bemühungen der Arbeitgeber für flexiblere Arbeitsmodelle auf fruchtbaren Boden. Einer Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO zufolge geben neun von zehn Mitarbeitern an, dass sie die Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice und einer damit zumeist einhergehenden flexibleren Arbeitszeitgestaltung positiv empfinden. Im Vordergrund steht dabei insbesondere eine bessere Vereinbarkeit von Job und Familie.

 

Damit sind räumlich und zeitlich flexible Arbeitsmodelle für Arbeitgeber längst ein wichtiger Faktor im Kampf um Fachkräfte. Und die Arbeitgeber können auch noch auf andere Weise profitieren, denn bei richtiger Planung sparen sie Kosten für die Bereitstellung von Arbeitsplätzen. Manch ein Büroneubau wird mittlerweile von vornherein so geplant, dass nicht für alle Mitarbeiter gleichzeitig feste Arbeitsplätze zur Verfügung stehen.

 

Mit kleinen Schritten zu großem Erfolg

Ein erster, vergleichsweise einfacher Schritt zur Entfesselung des Arbeitnehmers von seinem Arbeitsplatz ist dessen Ausstattung mit mobilen Geräten wie Notebooks und Smartphones. Welche Sicherheitsanforderungen dabei eingehalten werden sollten, beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik in einem Baustein seines IT-Grundschutz-Kompendiums.

 

Bei der Gestaltung von Büroräumen für New-Work-Konzepte hat das „Multi Space Office“ die Nase vorn, also eine offen gestaltete Arbeitsumgebung, in der den Mitarbeitern verschiedene Arbeitsorte zur kollaborativen Arbeit im Team oder zur individuellen, konzentrierten Arbeit zur Verfügung stehen. Multi-Space-Büros sind prädestiniert für „Desk Sharing“, also die tägliche freie Wahl des Arbeitsplatzes. Ab einer bestimmten Bürogröße kann hier ein digitales Buchungssystem den Mitarbeitern dabei helfen, schnell einen freien Arbeitsplatz zu identifizieren.

 

Mitarbeiter einbeziehen

Unternehmer, die ihre Arbeitsumgebung umgestalten möchten, sollten dabei behutsam vorgehen. Denn während das Arbeiten in einer offenen Arbeitsumgebung von Jüngeren häufig als cool oder sogar schon ganz normal empfunden wird, stellt es für Mitarbeiter, die ihr gesamtes Leben an einem festen Arbeitsplatz gearbeitet haben, oftmals eine große Veränderung und damit Verunsicherung dar. Für sie ist das Einzelbüro häufig noch ein Statussymbol, auf das nur ungern verzichtet wird. Der Chef sollte bei einem solchermaßen großen Change also am besten mit gutem Beispiel vorangehen.

 

Bei Philips bewertet man die Umstrukturierung der Arbeitswelt mehr als vier Jahre nach dem Umzug rundum positiv. „Wir profitieren sehr davon, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Gestaltung stark mit eingebunden gewesen sind“, sagt Philips-Pressesprecher Sebastian Lindemann. Heute seien alle Mitarbeiter stolz, in einem so modernen Bürogebäude zu arbeiten, und dankbar, ihren Arbeitsalltag noch flexibler gestalten zu können. Die alten Büros habe der Großteil der Kolleginnen und Kollegen bereits wenige Wochen nach Einzug nicht mehr vermisst.

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  • Bildnachweise

    Aufmacherfoto: iStockphoto (Vasyl Dolmatov); weitere Fotos: Jörg Bakschas Headroom Consult@Fraunhofer IAO (4), Fraunhofer IAO (2)

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