Elektronischer Zahlungsverkehr

XRechnung wird zum Standard

Bundesbehörden akzeptieren künftig für Beträge über 1.000 Euro nur noch elektronische Rechnungen im Format XRechnung. Auch bei Geschäften mit Ländern und Kommunen könnten diese bald Pflicht werden. Was Unternehmer jetzt darüber wissen sollten.

Lesedauer: 4 Minuten

Ob großer IT-Dienstleister oder kleiner Handwerksbetrieb: Alle Unternehmen, die Aufträge für Bundesbehörden ausführen, müssen ab dem 27. November 2020 Rechnungen in Höhe von mehr als 1.000 Euro (netto) im E-Rechnungsdatenformat XRechnung stellen. Damit ist ab diesem Termin neben postalisch verschickten Papierdokumenten auch die Rechnungsstellung per PDF-Anhang nicht mehr möglich. Die öffentlichen Verwaltungen der Länder und Kommunen werden über kurz oder lang ebenfalls das neue E-Rechnungsformat einfordern. Bereits seit April 2020 sind sie grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Der Digitalverband Bitkom erwartet, dass von der Regelung eine Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen werden – die der XRechnung zugrunde liegende EU-Richtlinie sieht vor, dass der nationale E-Rechnungsstandard auch für B2B- oder B2C-Rechnungen geeignet ist.

 

XRechnung: effizient und sicher
Ziel des einheitlichen Formats XRechnung ist es, „eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen zu bieten“, so die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen, die das Format federführend mit Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt hat. Der große Vorteil der XRechnung: Sie kann sowohl manuell als auch automatisiert ausgestellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden. Technische Grundlage dafür ist das XML-Datenformat (daher der Name XRechnung), welches sowohl für Menschen als auch Maschinen lesbar ist. „Elektronische“ Rechnungen im PDF-Format müssen hingegen erst gescannt oder händisch in elektronische Systeme eingegeben werden, bevor sie elektronisch weiterverarbeitet werden können. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig.

 

Und es gibt weitere grundsätzliche Vorteile: „Die E-Rechnung macht Betriebe zukunftsfest und hilft, Papierberge in den Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen“, sagt Linda Oldenburg, Vorsitzende des Arbeitskreises Digitale Geschäftsprozesse im Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom). Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werde damit einfacher und schneller, die Unternehmen sparten Kosten und schonten vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege entfallen.

 

So schreibt und verschickt man eine XRechnung
Für die Erstellung und den Empfang von XRechnungen haben die deutschen Behörden spezielle Plattformen geschaffen. Für die obersten Bundesbehörden ist das die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), für die nachgeordneten und mittelbaren Behörden des Bundes die Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Im Zweifelsfall sollte der Rechnungssteller mit dem Rechnungsempfänger abstimmen, welches dieser Portale benutzt werden soll.

 

Die Erstellung und Übermittlung von XRechnungen kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:

  • als manuelle Dateneingabe in ein Webformular der ZRE oder OZG-RE,
  • durch den manuellen Versand einer mit einer Buchhaltungssoftware erstellten Datei per E-Mail oder über den Webservice Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine).

 

In den Buchhaltungsprogrammen großer Anbieter ist das neue Rechnungsformat bereits enthalten. Nutzer anderer Programme sollten gegebenenfalls bei ihrem Software-Anbieter nachfragen, ob und für wann eine Erweiterung geplant ist. Die gute Nachricht: Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.0 oder nachfolgenden Versionen erstellen, können damit auch XRechnungen schreiben. Die manuelle Erstellung einer XRechnung bietet sich vor allem für Unternehmen an, die nur gelegentlich eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellen.

 

Unterschiedliche Regelungen auf Länderebene
Auf Länderebene gilt in Sachen E-Rechnung bislang noch ein Flickenteppich aus diversen Formatvorgaben, Übermittlungswegen und Portallösungen. So führt Bremen die Pflicht zur XRechnung zeitgleich mit den Bundesbehörden am 27. November ein. In Hessen hingegen wird das Rechnungsformat erst 2024 Pflicht, in Baden-Württemberg am 1. Januar 2022. Andere Bundesländer wie Bayern, Hamburg oder NRW bieten die elektronische Rechnungsstellung erst mal nur optional an. Stefan Groß, Steuerberater und Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR), sieht darin eine große Herausforderung speziell für überregional agierende Lieferanten. Zwar hätten sich einige Länder dafür ausgesprochen, die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes zu nutzen. Doch daneben gäbe es eben auch eine ganze Reihe von individuellen Plattformlösungen, die von den Lieferanten bedient werden müssten. Eine Übersicht für die Regelungen der Bundesländer findet sich beim Verband elektronische Rechnung.

 

Neue Prozesse etablieren
Für viele Betriebe dürfte die Umstellung auf elektronische Rechnungen eine Herausforderung darstellen, zumal nach Zahlen von Bitkom erst etwa 30 Prozent aller Unternehmen elektronische Rechnungen versenden. „Die Einführung der E-Rechnung geht über ein simples Update der Rechnungssoftware hinaus. Es ist deshalb wichtig, dass sich alle betroffenen Unternehmen ausführlich und zeitnah mit der Einführung der E-Rechnung befassen“, so der Appell von Linda Oldenburg. Ihre Erfahrung: Insbesondere kleine Unternehmen hätten bei der E-Rechnung noch Nachholbedarf.

 

Neben dem Erzeugen und dem Versand einer XRechnungs-Datei muss auch an deren Integration in das Mahnwesen, an die Sicherung des Rechnungssystems gegen Manipulationen und die Archivierung gedacht werden. Rechnungsversand und Archivierung der XRechnung müssen in Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgen. Zudem sind elektronische Rechnungen gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff  (GoBD) aufzubewahren.

„Ohne einen versierten E-Invoicing-Provider oder Berater, der die verschiedenen Vorgaben in rechtlicher wie in technischer Hinsicht im Blick hat, haben es die betroffenen Rechnungssteller zukünftig schwer.“

Stefan Groß,
Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung

Wenn es darum geht, Prozesse zusammenzuführen und zu vereinheitlichen, kann es sinnvoll sein, einen externen Dienstleister zurate zu ziehen. Über die Experten können nicht nur die steuerrechtlichen Anforderungen abgedeckt werden, sondern auch die Themen Archivierung, Datenkonvertierung und -validierung. „Ohne einen versierten E-Invoicing-Provider oder Berater, der die verschiedenen Vorgaben in rechtlicher wie in technischer Hinsicht auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene im Blick hat, haben es die betroffenen Rechnungssteller zukünftig schwer“, meint Stefan Groß. „Dies gilt insbesondere dann, wenn es um hohe Rechnungsvolumina und Kundenbeziehungen zu mehr als einem staatlichen Rechnungsempfänger geht, womöglich sogar noch in unterschiedlichen Bundesländern.“

 

Um Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung zu unterstützen, hat Bitkom das Faktenpapier „10 Merksätze für elektronische Rechnungen" veröffentlicht.

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  • Bildnachweise

    Aufmacherfoto: iStockphoto / AndreyPopov; Weiteres Foto: verband-e-rechnung.org

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